پیش نیازهای یک گزارش خوب

همیشه برای آماده­سازی یك گزارش، به «جمع­آوری»، «دسته­بندی»، «پردازش» و «هماهنگ­سازی» اطلاعات در «زمان و موقعیّت مُناسب» نیازمندیم. داده­ها و اطلاعات صحیح برای یك گزارشگر توانمند همچون «گنجینه­هایی ارزشمند، پویا و زنده» هستند كه همواره برای «مُقایسه»، «نتیجه­گیری»، «ترکیب با سایر اطلاعات» و . . . آمادگی دارند و چون نبض دارند هرگز نمی­توان آنها را «راكد» و «ایستا» فرض کرد.
برای آماده­سازی یك گزارش خوب، باید «خوب دید»، «خوب شنید»، «خوب استفاده کرد» و در نهایت به «داوری و بهینه­سازی اطلاعات حقیقی و درست» پرداخت. گزارشگر، نخست باید به درك و شناختی كامل از موضوع و اهمیت گزارش خود برسد؛ بعد آن را به خوبی تشریح و بازنمایی كند.
ستون اصلی یک گزارش، «واقع­گرایی» است. گفته­اند که گزارش دادن؛ توانایی بازگویی مؤثر و قدرتمندانه­ی واقعیت است برای كمك به حل یك مشكل یا افزایش آگاهی و ...
«گزارشگر تـوانا»، همیشه سرچشمه­های ناب اطلاعات خود را روزآمد نگه می­دارد و از راه­های گوناگون می کوشد تا داده­های بیشتری را گردآوری نماید. اگر گزارشی هماهنگ و یکپارچه می­خواهیم بهتر است اطلاعات خود را همواره «پالایش» کنیم و حذف و اضافه را سرلوحه­ی کارهای خود قرار دهیم.
این گونه از گزارش­ها (شفاهی یا کتبی فرقی نمی­کند)، می­تواند مرجعی محکم برای کسانی باشد که نیازمند اطلاعات موجود در آن هستند و کارهای خود را با اطلاعات و اخبار موجود در آن تنظیم می­کنند.